Инструкция: готовим выписку из приказа
Любое изменение (трудоустройство, расторжение договора, перевод на другую должность, премирование, взыскание и др.) закрепляют в распорядительных документах компании. Зачастую содержащиеся в них сведения необходимы сотруднику, чтобы подтвердить период рабочей занятости, назначение на должность, увольнение и др. Это требуется, если другим способом доказать эти события нельзя, например при утере трудовой книжки.
Чаще всего не копируют распоряжение полностью, а выдают справку, выписывая из распоряжений необходимую информацию. Выдают ее работнику, запросившему эти данные, на основании ст. 62 ТК РФ.
Иногда такие выдержки выдают по запросу государственных ведомств. Часто их просят следующие организации:
- отделение соцзащиты населения;
- Пенсионный фонд;
- банки и кредитные учреждения;
- судебные органы;
- проверяющие и надзорные структуры;
- Государственная инспекция труда.
Некоторые посольства (например ОАЭ) запрашивают выписки из приказа о зачислении в вузы, чтобы подтвердить подлинность диплома. Такая необходимость возникает, например, когда людям приходится легализовать диплом для трудоустройства за рубежом.
Иногда достаточно снять копию документа, но есть ситуации, когда это невозможно или нецелесообразно:
- если распоряжение содержит коммерческую, государственную тайну или другие секретные сведения;
- его содержание размещено не на одной, а на большом количестве страниц;
- акт, находящийся в архиве, поврежден;
- сведения, указанные в документе, касаются не только одного человека, в нем содержатся личные данные других людей.
Это касается, например, случаев, когда общим распоряжением утверждают награждение целой группы сотрудников с указанием их имен, фамилий, перечислением размеров окладов, других выплат и т. д.
Если документ касается только одного трудящегося, который запросил данные, то его просто копируют. Но если в документе есть конфиденциальная информация, то стоит запрет на снятие копий. В этом случае понадобится выдержка той части, которую не запрещено разглашать.
к содержанию ↑Чем выписка отличается от копии
На практике используют и один, и другой вариант. Но чтобы решить, когда выдавать тот или иной документ, разберемся, в чем отличия. Копия — это полное дублирование всей информации, содержащейся в оригинале.
А вот определение, что такое выписка из приказа, — это воспроизведение только отрывка, касающегося определенного человека. В остальном оба варианта равноценны с юридической точки зрения. Их требуется заверить, чтобы они имели законную силу.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как получить выписку из Единого государственного реестра недвижимости. Используйте эти инструкции бесплатно.
к содержанию ↑Как сделать выписку из распоряжения
Если сотрудник напишет заявление на получение справки, работодатель не вправе ему отказать. В запросе указывают, из какого документа требуется выдержка и для чего она понадобилась. Затем у кадровика есть всего несколько дней, чтобы ее составить.
Единых шаблонов для этой справки не существует. Но есть общепринятые требования к такого рода документации. Укажите все реквизиты, которые есть в распоряжении, включая:
- название компании;
- адрес;
- номера телефонов;
- коды ИНН, КПП, ОГРН;
- номер регистрации и дату.
Оформлять справку кадровики вправе и на листе А4, но солиднее и логично выдать ее на официальном бланке, особенно если она требуется в госорганы.
Вот подробная инструкция, как правильно оформить выписку из приказа для работника:
- После названия компании и реквизитов указываем заголовок.
- Ниже выписываем из подлинника точную дату и номер распоряжения.
- Дальше по правилам делопроизводства указываем число, месяц, год и место составления.
- Затем полностью копируем отрывок из распоряжения, который запросил коллега.
- Внизу указываем данные должностного лица, заверившего его (фамилия и инициалы, должность). Но без его подписи, поскольку она есть в оригинале. Тут необходимо оставить только слово «подпись».
- Заверяет сотрудник, который подготовил справку (пишет слово «Верно» и подписывает).
Если копия выдается для подачи в другие учреждения, то после отметки о заверении следует добавить фразу о месте хранения документа — «Подлинник находится в (указать в какой компании), в деле (его номер и дату)» и поставить печать (п. 5.26 нацстандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016).
к содержанию ↑Образец
Допустимо делать выдержку сразу из нескольких распорядительных документов. Например, в ситуации, если в компанию пришел гражданин, который работал здесь ранее, потерявший трудовую книжку. Ему потребуется выписать сведения из всех основных распоряжений — о трудоустройстве, переводах, увольнении.
Составляют справку в виде единого документа по всем распоряжениям по порядку.
Возьмите за основу бланк, который поможет правильно составить документ.
Наименование предприятия и реквизиты
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
от __________ город ____
В целях ______________________________________________________________________
Руководитель организации _______________________
(предприятия) (инициалы, фамилия)
Секретарь _________ _______________________
(подпись) (расшифровка подписи)
А это пример выдержки из распоряжения о трудоустройстве сотрудника в 2021 году.
к содержанию ↑Формы заявлений (ходатайств) и образцы их заполнения
Формы заявления о выдаче работодателю или заказчику работ (услуг) разрешения на привлечение и использование иностранных работников <3>, об оформлении разрешения на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства, о продлении срока действия разрешения на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства, о выдаче дубликата разрешения на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства, о внесении изменений в сведения, содержащиеся в разрешении на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства <1>, ходатайства работодателя, заказчика работ (услуг) о привлечении высококвалифицированного иностранного специалиста <2>, иностранного гражданина (лица без гражданства) о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста <3>, о выдаче разрешения на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства, направляемому иностранной коммерческой организацией, зарегистрированной на территории государства — члена Всемирной торговой организации, для осуществления трудовой деятельности на территории Российской Федерации <4>, о продлении срока выдачи разрешения на работу иностранному гражданину (приложение N 1 к Административному регламенту), дополнительных сведений, прилагаемых судовладельцем к заявлению о выдаче разрешения на привлечение и использование иностранных работников (приложение N 2 к Административному регламенту), заявления о внесении изменений в сведения, содержащиеся в разрешении на привлечение и использование иностранных работников (приложение N 3 к Административному регламенту), заявления об аннулировании разрешения на работу (приложение N 4 к Административному регламенту) <5>, заявления об исправлении допущенных опечаток и (или) ошибок в выданном в результате предоставления государственной услуги разрешении на привлечение и использование иностранных работников и (или) разрешении на работу (приложение N 5 к Административному регламенту), заявления об отказе в получении государственной услуги (приложение N 6 к Административному регламенту) и образцы их заполнения.
<3> Форма заявления утверждена приказом МВД России от 19 июня 2017 г. N 392 «Об утверждении формы заявления о выдаче работодателю или заказчику работ (услуг) разрешения на привлечение и использование иностранных работников и формы бланка разрешения на привлечение и использование иностранных работников» (зарегистрирован Минюстом России 13 июля 2017 года, регистрационный N 47391). Далее — «заявление о выдаче разрешения на привлечение и использование иностранных работников», «приказ МВД России от 19 июня 2017 г.
N 392″ соответственно.
<1> Формы заявлений утверждены приказом МВД России от 14 августа 2017 г. N 637 «Об утверждении форм заявлений, представляемых в связи с оформлением разрешения на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства, его продлением, выдачей его дубликата или внесением изменений в сведения, содержащиеся в разрешении на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства» (зарегистрирован Минюстом России 9 октября 2017 года, регистрационный N 48482) с изменениями, внесенными приказом МВД России от 1 июня 2020 г. N 388 (зарегистрирован Минюстом России 15 июля 2020 года, регистрационный N 58963).
Далее — «приказ МВД России от 14 августа 2017 г. N 637».
<2> Форма ходатайства утверждена постановлением Правительства Российской Федерации от 30 июня 2010 г. N 487 «Об утверждении формы ходатайства работодателя, заказчика работ (услуг) о привлечении высококвалифицированного иностранного специалиста» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 28, ст. 3704; 2016, N 37, ст.
5503). Далее — «ходатайство о привлечении высококвалифицированного специалиста».
<3> Форма ходатайства утверждена приказом МВД России от 4 июня 2019 г. N 363 «Об утверждении формы ходатайства иностранного гражданина (лица без гражданства) о привлечении его в качестве высококвалифицированного специалиста и порядка его заполнения, а также форм и порядков уведомления Министерства внутренних дел Российской Федерации или его территориального органа об осуществлении иностранными гражданами (лицами без гражданства) трудовой деятельности на территории Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 28 августа 2019 года, регистрационный N 55775) с изменениями, внесенными приказом МВД России от 1 июня 2020 г. N 388 (зарегистрирован Минюстом России 15 июля 2020 года, регистрационный N 58963).
<4> Форма ходатайства утверждена приказом МВД России от 14 августа 2017 г. N 638 «Об утверждении формы ходатайства о выдаче разрешения на работу иностранному гражданину или лицу без гражданства, направляемому иностранной коммерческой организацией, зарегистрированной на территории государства — члена Всемирной торговой организации, для осуществления трудовой деятельности на территории Российской Федерации» (зарегистрирован Минюстом России 9 октября 2017 года, N 48484).
<5> Далее — «заявления и ходатайства».
Следующая
