Заявление на выдачу копии документов: образец 2025 года, как написать
Правила ведения и хранения трудкнижек регулируют, когда и как происходит оформление дубликата трудовой книжки при утере. Они утверждены постановлением правительства № 225 от 16.04.2003. Обязанность по оформлению возложена на работодателя:
- бывшего, если вы не работаете после увольнения;
- настоящего, если вы уже работаете.
Дается ему на это 15 дней (п. 31 правил).
Но документы вы собираете сами. Работодатель лишь содействует в предоставлении и получении информации для подтверждения стажа (п.
7.2 правил). Часть информации содержит лицевой счет ПФ (СЗВК-4).
Не стоит надеяться на него полностью. Для многих занятых там есть сведения о суммарном стаже работы и отсутствует детализация по периодам и работодателям.
Запись в трудкнижке на этой основе не сделать. Иногда не удается подтвердить отдельные места работы — новый документ имеет хронологические разрывы.
Какие документы пригодятся для восстановления
Доказательства действительных трудовых отношений в прошлом:
- реквизиты распоряжений о приеме и увольнении, переводе с должностей;
- приказы (распоряжения) и выписки их них;
- справки, содержащие информацию о причине их выдачи;
- лицевые счета;
- личные дела и карточки;
- бухгалтерская документация об оплате труда;
- профсоюзный билет и т. д.;
- архивные справки, если организации уже нет; решения суда об установлении стажа.
Основные правила
Перечислим, по каким правилам заполняется дубликат трудовой книжки:
- он не является копией, но содержит данные, аналогичные оригиналу;
- исключение — в новый вариант не вносятся сведения, оказавшиеся недостоверными;
- вносится персональная информация о работнике;
- перечисляются занимаемые должности и позиции;
- фиксируются внутренние переводы, переименования, награждения и взыскания;
- заносятся сведения о локальных документах-основаниях для изменения и прекращения отношений найма.
В новую трудкнижку не вносят данные:
- которые нет возможности подтвердить документально;
- неточные, ошибочные и недостоверные.
Руководство обязано предпринять все необходимые действия и в срок до 15 дней обеспечить сотрудника новым документом (п. 31 правил):
- Подготовить новый бланк.
- Правильно внести подтвержденные записи.
Оформление дубликата трудовой книжки
Вот инструкция, как правильно заполнить дубликат и не допустить ошибок.
Шаг 1. Для получения работнику следует обратиться к прежнему работодателю с заявлением в произвольной форме — в содержательной части указывается причина утраты. Вот так выглядит образец заявления на дубликат трудовой книжки:
Законодательство не обязывает работодателя издавать приказ, но на практике его используют крупные организации. Это позволяет:
- кадровой службе соблюсти нормативные сроки оформления;
- обосновать использование формуляра и сделать запись в книге учета;
- руководителю и организации избежать административной ответственности за нарушение законодательства (ст. 5.27 КоАП).
Шаг 2. При заполнении нового формуляра помните о правилах внесения данных в титульный лист и остальные разделы. На титульном листе нового бланка:
- напишите «Дубликат» (правый верхний угол);
- внесите актуальную на день оформления информацию — фамилия, имя, отчество и пр. (данные о прежних изменениях вносить в дубликат нет необходимости (п. 2.1 инструкции)).
На оригинале (если он сохранился) сделайте запись, что взамен нее выдан дубликат (например, в ситуации признания недействительной одной из записей). Проставьте его серию и номер (п. 1.2 инструкции).
Вот так выглядит образец заполнения дубликата трудовой книжки при утере и другим причинам:
В разделе «Сведения о работе» (ч. 2 п. 7.2 инструкции):
- рассчитайте суммарно за весь период работы общий стаж;
- интервал работы на вашем предприятии в него не включайте;
- даты приема и увольнения ставятся в графе 2, порядковый номера записи — в графе 1;
- в хронологическом порядке поочередно вносите сведения о каждом подтвержденном месте работы (графа 3);
- сведения о работе на вашем предприятии внесите по общим правилам;
- в графу 4 впишите данные о справках, копиях приказов или иных документов, на основании которых фиксируется информация.
Еще несколько правил о том, как сделать дубликат трудовой книжки при утере и другим причинам:
- Каждая внесенная запись подписями уполномоченных лиц не заверяется.
- Написание дат, цвет пасты и чернил соответствуют инструкции.
- Последующие данные о занятости у текущего работодателя вносятся в общем порядке.
Шаг 3. Выдайте документ заявителю, соблюдая следующий порядок:
- Внесите сведения о выдаче в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
- Снимите с учета оригинал (при необходимости).
- Выдайте новый бланк владельцу под расписку.
Стоимость оформления
Стоимость бланка не взимается в случаях:
- массовой утраты оригиналов при чрезвычайных ситуациях;
- если ошибки допущены ответственным работником при первичном заполнении;
- порчи не по вине работника.
Вместо испорченного кадровик обязан бесплатно заполнить работнику другой бланк трудкнижки. Во всех остальных случаях расходы возмещает работник при получении замены (п. 47 правил).
Следующая
