Сроки хранения договоров в организации
Администрация любой компании обязана организовывать хранение договоров в организации в течение периода, соответствующего виду каждого из документов. Эта обязанность установлена:
- Налоговым кодексом РФ, который обязывает сохранять документы, касающиеся полученных доходов и произведенных расходов;
- законом о бухгалтерском учете;
- законом об архивном деле.
Виды хранения, где хранить документы в организации
Выделяется два варианта хранения:
- текущее — это сохранение соглашения в период его исполнения и решения всех вопросов, вытекающих из этого исполнения, например, в течение разрешения возникшего спора;
- архивное — начинается с момента передачи документа в архив. В архив передаются документы, текущая работа по которым завершена, то есть документ исполнен, и все вопросы по нему решены.
Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов. Говоря о том, какой срок хранения договоров в организации необходимо соблюдать, имеется в виду архивный вариант, потому что его срок установлен нормативно.
Каждая организация самостоятельно определяет, у кого должны храниться договоры:
- текущее вверяется, как правило, бухгалтерии или юридической службе;
- для архивного создается отдельное подразделение.
Администрации компании следует издать приказ, в котором определить, где должны храниться договоры в организации и круг ответственных лиц.
к содержанию ↑Где уточнить сроки и как их считать
Если периоды текущего хранения нормативно не установлены и рассчитываются ситуативно, то архивное урегулировано детально и то, сколько хранятся договоры в архиве определено приказом Росархива от 20.12.2019 №236.
Чтобы определить срок хранения договоров в компании необходимо:
- Исследовать имеющиеся в организации соглашения и разделить их по отдельным группам в зависимости от принадлежности к тому или иному виду — срок определяется для каждого отдельного вида соглашений.
- Открыть раздел II Приказа №236 пункт — Перечень типовых управленческих документов — и найти в нем пункт, соответствующий искомому виду соглашений, для этого в Приказе имеется предметный указатель, с его помощью нужный пункт находится быстро.
- Посмотреть искомый срок.
В Перечне перечислено несколько десятков типов бумаг, приведем некоторые из них в таблице сроков хранения договоров в организации в 2020 году:
| Тип | Пункт перечня | Срок |
|---|---|---|
| Купля-продажа | 76, 87, 88, 108, 649 | В зависимости от вида постоянно или до ликвидации компании |
| Лизинг | 96 | 5 лет |
| ГПХ с физическими лицами | 301 | 50/75: 75, если документ закончен делопроизводством до 1.01.2003, 50 — если после этой даты |
| Займ, кредит | 261 | 5 лет |
| Лицензионный | 136 | 5 лет |
| Оказания услуг | То сколько хранятся договоры на оказание услуг зависит от сути отношений сторон. Для разных типов введены разные пункты перечня. | |
| Трудовой | 435 | 50/75 |
| На ведение реестра ценных бумаг | 120 | 10 лет |
| Страхования недвижимости | 537 | 5 лет |
| Контракты, заключенные отдельными видами юридических лиц | Пункт 225 устанавливает, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, подрядчиками и исполнителями компаний, работающих по 223-ФЗ | 5 лет |
Сроки хранения некоторых документов
Отдельная таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2020 году.
Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).
И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2020 году.
| Тип документа | Сколько хранить, лет |
|---|---|
| Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг | 50/75 |
Что делать, если для контракта не указан срок хранения
Определять, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если искомых типов соглашений в Перечне не нашлось, следует с помощью п. 11 того же документа. В этом пункте указано, что если контракт, приложение к нему или акт не перечислен в иных положениях Перечня, хранить его следует 5 лет.
Ответственность за несоблюдение сроков
За нарушение правил хранения предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в форме штрафа до 500 рублей.
Если компания не соблюдает правила того, сколько хранить договоры с клиентами и контрагентами, это повлечет ответственность со стороны ФНС, так, в соответствии со ст. 126 НК РФ, за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.
В 2011 году окончила УрГЮА (ИПиП), в 2013 — РАНХиГС по программе «Управление государственными и муниципальными закупками». С 2013 по 2018 года занималась юридическим сопровождением закупок бюджетных учреждений федерального и регионального уровней.
к содержанию ↑Зачем хранить договоры с поставщиками
Выделяются два вида хранения документации в организации:
- Текущее — соглашение сохраняется в оперативном доступе, пока идет его исполнение, а в случае возникновения спора — до его разрешения, в том числе в судебном порядке. Администрация компании самостоятельно определяет, сколько хранить договоры с контрагентами (не меньше установленного срока) и где держать такую документацию. Обычно обязанность по текущему хранению возлагается на юридический отдел, бухгалтерию или специально созданное для этого подразделение.
- Архивное — начинается с момента передачи документа в архив, то есть после того, как исполнение по нему окончено и разрешены все споры между сторонами, а сколько лет хранятся договоры в архиве, определено приказом Росархива № 236 от 20.12.2019.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как хранить бухгалтерские документы в 2021 году. Используйте эти инструкции бесплатно.
Текущее необходимо для решения следующих задач:
- отслеживание этапов исполнения контракта, приемки ТРУ и их корректной оплаты;
- расчет налогов и платежей;
- разрешение споров с контрагентом, если такие возникают, поскольку основным документом, на который стороны ссылаются, обосновывая свою позицию в споре, является письменное соглашение.
Архивное требуется на случай проведения проверок со стороны различных контролирующих органов (налоговой службы и др.) и внутренних проверок организацией своей хозяйственной деятельности за истекшие периоды.
Законодательно не установлено, сколько хранятся договоры с поставщиками и подрядчиками в текущем порядке, этот период зависит от многих факторов, которые невозможно предусмотреть при разработке общей нормы, — от периода действия контракта, истории взаимодействия сторон. Когда речь идет об установленных сроках, имеют в виду только архивное хранение соглашений.
В целях упорядочения обращения с документацией администрации компании следует издать специальный приказ, в котором определить, сколько лет хранятся договоры с заказчиками в бюджетных учреждениях (или в любых других организациях), утвердить порядок передачи оригиналов контрактов внутри компании (из одного подразделения в другое) и привести перечень лиц, отвечающих за хранение.
к содержанию ↑Как определить, сколько хранить
Инструкция, как определить сроки хранения договоров на поставку продуктов или иных контрактов, состоит из следующих шагов:
- Изучить документ, в отношении которого возник вопрос, и определить, к какому виду соглашений он относится.
- Открыть приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 и указатель видов документов в нем. Проверить 44-ФЗ.
- Найти раздел, посвященный соглашениям, и в нем требуемый вид.
- Найти пункт перечня типовых документов, который соответствует искомому документу, и посмотреть срок.
Каковы сроки в зависимости от типов соглашений
Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 содержит несколько десятков наименований соглашений. Основные из них приведены в таблице сроков хранения договоров в организации в 2021 году:
- 75, если документ закончен делопроизводством до 01.01.2003;
- 50, если после этой даты
А вот таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2021 году.
| Тип договора | Сколько хранить (лет) | Примечание |
|---|---|---|
| Заем | 5 | |
| Кредит | ||
| Заем с условием о залоге имущества | 10 | Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров). |
| Кредит с условием о залоге имущества |
И дополнительно таблица по сохранности договоров поставки в организации в 2021 году.
к содержанию ↑Сколько хранить, если в перечне нет такого типа
Перечень содержит множество наименований контрактов и соглашений, но не все. Чтобы определить срок хранения, если конкретный тип не перечислен в приказе, следует обратиться к п. 11 перечня. В таком случае период сохранности составляет 5 лет.
Следующая
