Приказ о смене материально-ответственного лица; Образец, бланк 2024 года

Опубликование приказа о замене материально-ответственного лица (МОЛ) требуется тогда, когда на предприятии появляется надобность в перекладывании финансовой ответственности за используемое имущество компании с одного должностного лица на другое.

О том, что представляет собой такой распорядительный документ, какой его формат, и какими законодательными нормами РФ он регулируется — будет рассмотрено в предлагаемой статье.

к содержанию ↑

Законодательство: чем регулируется процедура?

Процедура инвентаризации при замене МОЛ регулируется специальными методическими положениями № 49 от 13.06.1995 года, а также ст. 11 ч. 3 закона № 402-ФЗ года 6.12.2011 года.

• Распоряжения Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 года, утвердившего Инструкцию № 157н (п. 20) и Методические положения (п. 1.5).
• Приказа Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 года (ред. от 11.04.2018).
• Методических положений по бухучету материально-товарных ценностей (МТЦ), утвержденных распоряжением Минфина РФ № 119н от 28.12.2001 года и предусматривающих проведение инвентаризации оформлением приемопередаточного акта (п. 258).

Кроме этого, в число важных источников законодательных норм РФ можно включить:

1. Статьи 242, 243, 244 ТК РФ.
2. Правительственное постановление РФ № 823 от 14.11.2002 года.
3. Постановление Министерства Труда № 85 от 31.12.2002 года.
4. Локальные региональные нормативные акты, утвержденные соответствующим образом.

к содержанию ↑

Формат документа

Утвержденной формы распоряжения о замене МОЛ законодательными нормами РФ не предусмотрено. Поэтому, такой приказ может формироваться в произвольном стиле. Однако при формировании такого распоряжения требуется руководствоваться положениями делопроизводства по оформлению аналогичных распоряжений.

При этом, руководство предприятия может самостоятельно разработать собственную форму, которую непременно нужно применять при формировании таких распоряжений.

В данном документе должна быть представлена следующая информация:

1. Вступительная часть, где отображается:

• Наименование предприятия.
• Заголовок документа с присвоенным номером.
• Место и дата формирования распоряжения.
• Основание и причина его создания.

1. Распорядительная часть, с перечислением мер по замене МОЛ.
2. Заключительная часть, с отображением подписи директора предприятия и подписей лиц, обозначенных в документе.

Примечание. Руководство непременно обязано оформить с новым МОЛ доп. соглашение о материальной ответственности.

к содержанию ↑

Как составить приказ о смене материально-ответственного лица?

Каждому руководителю рано или поздно приходиться сталкиваться с заменой МОЛ. Для осуществления такого мероприятия понадобиться опубликовать соответствующий приказ, где назначить нового МОЛ, который будет отвечать за имущество, принадлежащее работодателю.

Прежде чем подготовить распоряжение о назначении нового МОЛ, понадобиться опубликовать распоряжение об осуществлении инвентаризации по форме № ИНВ-22, после чего уже опубликовать приказ о назначении нового МОЛ.

Учитывая, что стандартного образца такого бланка не существует, данное распоряжение составляется в произвольном стиле, с соблюдением правил, установленных в делопроизводстве для распорядительных актов. При этом, заполнение распоряжения может осуществляется на стандартном листе А4 или на бланке фирмы.

При подготовке такого приказа потребуется включить в него следующие данные:

1) Наименование фирмы и ее реквизиты, если распорядительный акт заполнен не на фирменном бланке.

2) Заглавие распорядительного документа и его номер, регистрируемый в книге учета изданных распоряжений, а также краткое содержание темы.

3) Место и дата заполнения документа.

4) Преамбула, где излагается причина и основание для заполнения бланка.

• Ф.И.О. должностного лица, который освобождается от материальной ответственности, с указанием даты.
• Ф.И.О. нового работника, назначаемого МОЛ, с отображением даты вступления на должность.
• Наименования акта и его реквизитов, который выступает в качестве основания для передачи ТМЦ.
• Распоряжение отделу кадров – оформить с новым МОЛ договор о материальной ответственности в 2-х экземплярах, один – работодателю, второй новому должностному лицу.
• Ф.И.О. должностного лица, отвечающего за исполнение распоряжения.

6) Завершающий раздел, где потребуется:

• Утвердить приказ своей подписью директору предприятия.
• Ознакомить с распоряжением лиц, обозначенных в приказе под роспись, с указанием даты ознакомления.

к содержанию ↑

Кто должен подписывать приказ?

Подписи в приказе оказывают важное значения при его опубликовании. При их отсутствии такое распоряжение не будет признано действительным.

В первую очередь, приказ о замене МОЛ обязан подписать директор предприятия.

Кроме этого, с данным распоряжением обязаны ознакомиться и соответственно подписать все лица, отмеченные в данном документе.

Сроки хранения документов

Публикуемые приказы в учреждениях обязаны храниться, согласно законодательных норм РФ. Данные о распорядительном документе по замене МОЛ, также должны быть внесены в книгу учета распоряжений, где отмечается дата его опубликования, номер документа и краткая тема, и храниться, согласно требованиям законодательства РФ и внутриведомственным положениям, утвержденных руководством компании.

Храниться такой приказ о замене МОЛ должен в специальной папке изданных распоряжений в отделе кадров. После потери актуальности такого распоряжения хранение документа требуется обеспечить в архиве фирмы на протяжении не менее трех лет с последующей передачей в центральный архив, для сохранности, согласно законодательству РФ, или его уничтожении, в соответствии с внутриведомственным регламентом.

к содержанию ↑

Чем регулируется смена материально ответственного лица?

В контексте передачи имущественной ответственности от одного сотрудника другому, требуется ориентироваться на ряд нормативов, которые указывают на регламент требующихся действий в данных обстоятельствах. В числе таковых нижеследующие источники:

, содержащий нормативы и инструктивные резолюции для поведения инвентаризации. , с Перечнем должностей, в сторону которых допускается обозначенное назначение. – оформление договоров.
1. Статьи 242, 243, 244 ТК РФ о регламенте назначения материально ответственных.

Кроме перечисленного, требуется опора на локальные распоряжения, обязательные для составления в установленной форме, с правоспособными формулировками и удостоверенные надлежащим образом.

В числе таковых локальных документов:

• акт по проведённой инвентаризации;
• акт приёма-передачи ценностей;
• приказ о смене ответственного за имущество.

к содержанию ↑

Пошаговая инструкция

Заменить лицо, несущее имущественную ответственность согласно официально оформленным нормативам, допустимо на основании составленной работодателем документации, которая отражает процедуру, начиная с момента возникновения необходимости такой замены. Необходимость возникает тогда, когда доступ к имуществу, вверенному одному сотруднику (коллективу), получает другой работник или группа таковых.

1. происходит подмена на время трудового или учебного отпуска;
2. замена на период декретного отпуска;
3. вступление в должность взамен уволившегося работника.

Допускается требовать официального оформления замены даже при краткосрочном допуске другого работника к имуществу.

к содержанию ↑

Как происходит передача дел?

После подачи заявления об уходе с должности временно или в силу увольнения, требуется оформить документацию, на основании которой увольняющийся сотрудник, ответственный за имущество, передаёт дела своему правопреемнику. Как правило, в течение двух недель, допущенных для отработки при увольнении, работодатель находит нового претендента на данную должность, из числа соискателей.

Если в обозначенный период из числа соискателей или иных работников организации, преемник не был найден, работодатель не вправе задержать увольнение работника.

Трудовая книжка, с внесённой записью об увольнении, должна быть возвращена в последний рабочий день.

До этого периода замена из числа вновь трудоустроенных может не осуществиться, что требует от работодателя следующих правовых действий:

1. Назначить материально ответственное лицо из числа штатных сотрудников организации.
2. Оформить назначение приказом.
3. Передать уполномоченному сотруднику путём проведения инвентаризации все имеющиеся ценности. .
4. Принять нового сотрудника, заключив с ним трудовой договор и договор о материальной ответственности.
5. Составить новый приказ, на основании которого промежуточный уполномоченный на хранение имущества работник, передаёт вновь принятому лицу материальные ценности.
6. Оформление процедуры приёмки актом.

Передача полномочий по имущественной ответственности может вменяться только совершеннолетним сотрудникам.

Узнать больше о том, как происходит назначение материально ответственного лица в организации, можно в этой статье.

к содержанию ↑

Оформление документов

1. Работник, ранее нёсший полномочия за сохранность имущества работодателя, пишет заявление на увольнение, уход в декретный, учебный или трудовой отпуск.
2. Работодатель удостоверяет поданное ему заявление.
3. На основании заявления составляется приказ о назначении нового ответственного за имущество и проведении инвентаризационной описи ценностей.
4. Назначается инвентаризационная комиссия, с указанием в приказе сведений о членах комиссии.

Подписание акта приёма-передачи становится главным основанием только при внутреннем перемещении. При увольнении и приёме нового сотрудника, акт приёмки вступает в силу исключительно при условии оформления с вновь принятым в должность лицом, трудового договора и договора о материальной ответственности.

к содержанию ↑

Проводим инвентаризацию по основным средствам

Под инвентарной проверкой понимается такое действие работодателя, которое констатирует сохранность вверенного имущества или удостоверяет наличие и объём недостачи вверенных ценностей.

Она производится в промежутке между увольнением материально ответственного лица и приёмом на его место нового работника (подробно о том, кто является материально ответственным лицом до проведения инвентаризации, можно узнать здесь).

Первым делом нужно подготовить пакет документации, на основании которого вновь принятый сотрудник оформляется в должность, затем:

• выпустить приказ о проведении инвентаризации;
• назначить дату её проведения;
• назначить членов уполномоченной комиссии.

В назначенный приказом день, на месте хранения передаваемого имущества собираются:

1. члены комиссии;
2. увольняющийся работник;
3. вновь принятый работник.

Если замена найдена, то инвентаризация одновременно служит переходом вверенного имущества к новому сотруднику.

Вначале составляется вводная часть акта приёма-передачи, где требуется указать:

• наименование документа;
• время и место составления;
• состав комиссии;
• причину составления (факт передачи).

Для достоверности получаемых при инвентаризации сведений о наличии вверенного имущества, используют предшествующий акт приёмки или очередной (внеочередной) инвентаризации.

В базовой части документа указывают:

1. порядковый номер каждой инвентарной единицы;
2. наименование инвентарной единицы;
3. количество в установленных единицах измерения;
4. сведения о наличии (отсутствии);
5. подписи передающей и принимающей стороны.

В завершение ставится дата проведения инвентаризации, которая должна совпадать с датой её назначения приказом. Далее документ удостоверяется подписями сторон и подписями членов комиссии. Рядом с каждой подписью ставится собственноручная расшифровка фамилии.

к содержанию ↑

Приказ о смене материально-ответственного лица — Образец, бланк 2024 года

Опубликование приказа о замене материально-ответственного лица (МОЛ) требуется тогда, когда на предприятии появляется надобность в перекладывании финансовой ответственности за используемое имущество компании с одного должностного лица на другое.

О том, что представляет собой такой распорядительный документ, какой его формат, и какими законодательными нормами РФ он регулируется — будет рассмотрено в предлагаемой статье.

к содержанию ↑

Как оформить приказ о смене МОЛ

Важно, чтобы этот документ составлялся в письменной форме и включал следующие обязательные реквизиты:

1. Название компании.
2. Информация о лице, издавшем данный приказ от имени работодателя. Как правило, это руководитель (директор) компании. Нужно указать его ФИО и должность.
3. Название самого распорядительного акта, четко отражающее его суть.
4. Место и дата издания приказа.
5. Основание (причина) смены ответственного лица. Следует аргументировать передачу соответствующих функций другому сотруднику. Здесь необходимо уточнить, по какой причине нынешнее МОЛ не может обеспечивать сохранность ценностей, вверенных ему работодателем. При этом важно учесть период времени, на протяжении которого данный сотрудник не может являться МОЛ.
6. Указание на документ, подтверждающий необходимость смены ответственного работника.
7. Информация о работнике, передающем ответственность. Указываются его ФИО, должность и цех/отдел в данной компании.
8. Информация о работнике, принимающем ответственность. Указываются его ФИО, занимаемая должность, а также отдел/цех.
9. Запланированная дата передачи-приёма материальной ответственности.
10. Констатация факта передачи-приёма вверенных активов (ссылка на акт передачи-приёма).
11. Указание на необходимость подписания соглашения о материальной ответственности с новым МОЛ.
12. Информация о сотруднике, обязанном проконтролировать исполнение этого приказа.

Составленный приказ подписывается директором, сотрудниками, между которыми передаются ответственность за ценности, и прочими лицами, упомянутыми в этом документе.

к содержанию ↑

В связи с увольнением

Увольнение сотрудника, выполнявшего функции МОЛ, является основанием для оформления приказа о смене материально-ответственного лица.

Документальное оформление этой процедура из-за увольнения осуществляется по общим правилам. Проводится инвентаризация вверенных активов, издается приказ, заключается договор о материальной ответственности с новым лицом, ему передаются вверенные активы по акту приёма-передачи.

Оба сотрудника – передающий ответственность (увольняемый) и принимающий ответственность – должны присутствовать при осуществлении ревизии (инвентаризации) передаваемых ценностей.

Дата оформления приказа и дата передачи-приёма вверенных активов должны предшествовать дате приказа работодателя об увольнении.

к содержанию ↑

На время отпуска

Смена ответственного за ценности сотрудника по причине ухода его в отпуск также предусматривает инвентаризацию вверенных активов, издание приказа о смене МОЛ, подписание с новым МОЛ соглашения о материальной ответственности и передачу-прием ценностей по соответствующему акту.

Характерная особенность заключается в том, что сотрудник, который взял на себя материальную ответственность, выполняет обязанности МОЛ в течение определенного периода – на время отпуска лица, ранее выполнявшего данные функции. Ограниченный срок выполнения данных функций отражается в приказе и в соглашении о материальной ответственности.

Когда прежнее лицо выйдет из отпуска, будет проведена обратная процедура – возврат обязанностей материально-ответственного лица с оформлением всех необходимых документов (инвентаризация активов, приказ о смене, соглашение о материальной ответственности, приём-передача активов).

Законодательство: чем регулируется процедура?

Процедура инвентаризации при замене МОЛ регулируется специальными методическими положениями № 49 от 13.06.1995 года, а также ст. 11 ч. 3 закона № 402-ФЗ года 6.12.2011 года.

• Распоряжения Минфина РФ № 49 от 13.06.1995 года, утвердившего Инструкцию № 157н (п. 20) и Методические положения (п. 1.5).
• Приказа Минфина РФ № 34н от 29.07.1998 года (ред. от 11.04.2018).
• Методических положений по бухучету материально-товарных ценностей (МТЦ), утвержденных распоряжением Минфина РФ № 119н от 28.12.2001 года и предусматривающих проведение инвентаризации оформлением приемопередаточного акта (п. 258).

Кроме этого, в число важных источников законодательных норм РФ можно включить:

1. Статьи 242, 243, 244 ТК РФ.
2. Правительственное постановление РФ № 823 от 14.11.2002 года.
3. Постановление Министерства Труда № 85 от 31.12.2002 года.
4. Локальные региональные нормативные акты, утвержденные соответствующим образом.

к содержанию ↑

Инвентаризация

Порядок инвентаризации при смене материально ответственного лица определен приказом №49 Министерства Финансов РФ.

Согласно данному документу, передать возможно лишь закрепленное за предыдущим работником имущество, но не более того. Для определения такового созывается инвентаризационная комиссия организации.

Именно руководитель определяет персональный состав инвентаризационной комиссии, а также срок осуществления проверки, указав эту информацию в соответствующем приказе. Стоит отметить, что создание такой комиссии – дело предельной важности, поскольку отсутствие даже одного из её членов позволит признать результаты проведённой проверки недействительными.

Важные нюансы, на которые стоит обратить внимание:

1. Перед инвентаризацией все документы на учитываемое имущество необходимо передать в бухгалтерию, вновь прибывшие ценности должны быть оприходованы, а выбывшие из пользования – оформлены в расход.
2. При проведении проверки обязательно должны присутствовать материально-ответственные лица.
3. День осуществления проверки также должен являться и днём оформления акта приема-передачи материальных ценностей.

Полезное видео по теме:

к содержанию ↑

Оформление приёмки-передачи ценностей

При смене ответственного лица помимо акта инвентаризации, необходимо оформить акт приёма-передачи имущества.

Этот документ содержит перечень всех ценностей, находящихся под ответственностью сменяющегося работника, их учётное количество, покупную цену и рыночную стоимость. Помимо этого, в акте необходимо отобразить реквизиты приёма и сдачи учтённого имущества и дату, когда было подтверждено наличие ценностей.

Приказ Министерства финансов предусматривает обязательное визирование акта приёма-передачи не только руководителями предприятия и структурного подразделения, но и главным бухгалтером. Именно на последнего возлагается обязанность дополнительной проверки соответствия данных, указанных в акте, результатам проведенной проверки.

Данный документ освобождает ответственное лицо от текущей должности, после чего следует заключение договора с другим работником.

Таким образом, смена материально ответственного лица — это процесс, возможный только после осуществления инвентаризации, процедура проведения которой определена на законодательном уровне. На основании результатов проверки оформляется акт приёма-передачи имущества, освобождающий от должности материально-ответственное лицо.

Только после этого руководитель имеет право заключить договор с другим сотрудником, издав при этом Приказ о смене материально-ответственного лица по типовой форме распорядительной документации.

к содержанию ↑

Как организуют процедуру смены материально-ответственного лица?

Материальная ответственность – обозначение для обязанности подчиненных возместить ущерб работодателю, если такое произойдет. Назначение такой ответственности требует оформление приказов со стороны руководителя. Со сменой МОЛ связано несколько условий, обстоятельств:

• получение другой должности;
• увольнение;
• обстоятельства с похожим характером.

Сначала организуют инвентаризацию. Потом оформляют прием и передачу финансового потока вместе с остальными ценностями.

Оформление приказа от директора остаётся обязательным требованием вне зависимости от оснований и условий. Унифицированной формы бланка не разработано, каждая организация имеет право выбрать свой вариант. Допустимо использовать существующие бланки.

Приказ на смену – не единственный документ, оформляемый при передаче. После издания этого приказа с новым сотрудником подписывают типовое соглашение, действующее для таких ситуаций. Соглашение используют для фиксации материальной ответственности.

Последняя бывает полной либо частичной.

Для фиксации назначения МОЛ применяют такие документы:

• локальные нормативные акты компании;
• должностные инструкции;
• дополнения к соглашению;
• оформление приказа по смене лиц.

Следующий набор реквизитов обязателен для документа:

1. Описание кандидатуры на указанную должность.
2. Само слово «приказываю».
3. Цели и основания, по которым организуют процедуру.
4. Наименование документа.
5. Наименование учреждения.
6. В приказе можно отдельно назначить лицо, ответственное за выполнение требований и указаний. Обязательно наличие подписи руководителя и даты составления документа.
7. В приказе расписываются также новый сотрудник и подчинённый, который отвечает за контроль.
8. Надо указать инициалы указанных граждан вместе с расшифровкой, должностями.

к содержанию ↑

Порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация обязательна при смене материально-ответственных лиц. Правило касается и проведения внеплановых проверок. Специалисты выясняют, на месте ли все ценности, каково их состояние.

При инвентаризации собирается комиссия, в которую входят такие члены:

• сотрудники-бухгалтеры;
• руководители подразделения;
• другие подчинённые.

Самих МОЛ приглашают, когда проверяют, на месте ли указанное имущество. Это нужно, чтобы споров и вопросов было меньше.

к содержанию ↑

Акт передачи от одного лица к другому

Акт приема-передачи оформляют, когда инвентаризация проведена и завершена, все документы оформлены. Можно воспользоваться типовой формой с обозначением ОП-18. Но допустимо применять свободные варианты.

Акт приема-передачи должен отображать такие сведения:

1. Персональные подписи всех ответственных лиц, с добавлением расшифровки. Обязательны фамилии и инициалы, либо другие сведения для идентификации личности.
2. Перечень передаваемых ценностей, для которых описывают основные характеристики, артикулы и количества, наименования.
3. ФИО и должность самих МОЛ – нового и старого.
4. Наименование бланка.
5. Полное наименование фирмы, отвечающей за документ.
6. Дата заполнения.
7. Наименование документа.

к содержанию ↑

Оформление приказа на проведение инвентаризации

Сначала надо до конца определиться с понятием материальной ответственности и лиц, которые попадают под её действие. Полная ответственность назначается только при определённых условиях:

1. Необходимость защититься от разглашения важных сведений и тайн.
2. Вероятность имущественного ущерба в случае неисполнения обязанностей, полного или частичного.
3. При наличии противозаконных проступков, из-за которых имущество работодателя страдает.
4. Ущерб, нанесённый умышленно, либо в состоянии алкогольного опьянения.
5. При выявлении недостачи по ценностям, которые были доверены сотруднику на основании каких-либо соглашений.

Федеральное законодательство на некоторых уполномоченных лиц накладывает полную материальную ответственность изначально.

Правило по материальной ответственности на основе федеральных законов распространяется на руководство, при любых обстоятельствах. Статья 277 ТК РФ говорит о том, что руководитель отвечает за любой материальный ущерб, который был нанесен организации.

Благодаря приказу о назначении ответственных лиц решается сразу две задачи:

1. Закрепления перечня с имуществом, которое подотчетно конкретному лицу.
2. Официальное утверждение полномочий того или иного сотрудника.

Для документа не существует стандартизированной формы. Поэтому шаблоны оформляют свои на каждом предприятии, учитывая все договоры и соглашения, подписанные с сотрудником.

к содержанию ↑

Обнаружение недостачи: как поступают?

Только итоги инвентаризации покажут, есть ли недостача по материальным ценностям, насколько она существенна. Результаты проверки сравнивают с реальными остатками. Если недостача выявляется, возникает несколько последствий:

1. Организация собирает комиссию, члены которой выявляют причину разницы между фактическими ценностями и теми, что указаны в первоначальных документах. Отдельно ведется работа по установке виновных сотрудников. Без доказательств руководители не могут предъявлять подчиненным претензии, поэтому и требуется организовать всестороннее расследование. Без расследования у сотрудников выше вероятность обжаловать решение, даже если вина реально есть.
2. Работник составляет сам объяснительную записку, где указывает на причины, по которым возникла недостача.
3. Комиссия составляет акт, передает документ работнику для ознакомления. Подчинённый расписывается на этом акте, чтобы подтвердить хотя бы само событие. При отказе собираются свидетели. Это станет доказательством ознакомления с информацией.
4. Недостачу переводят в денежное выражение, опираясь на цены, действующие к моменту обнаружения проблем. Можно обойтись без обращения в суд, если итог не больше среднемесячного вознаграждения за труд.

По ходу увольнения работник имеет право добровольно согласиться с недостачей, а потом выплатить причитающиеся средства второй стороне. Если же выплаты прекращаются без каких-либо договоренностей, то право обращаться в суд появляется у работодателя. Допустимый срок по таким обращениям равен 1 году.

Следующая

ОбразцыОтпуск с последующим увольнением в ФСИН