Как написать служебную записку

о проведении встречи с представителем ООО «КрайВодСнаб»

Сообщаю, что 11.05.2022 г. в соответствии с Вашим поручением от 01.05.2022 года проведена встреча с представителем ООО «КрайВодСнаб».

Участники встречи: со стороны ООО «КрайВодСнаб» — коммерческий директор Романов Петр Александрович, со стороны ООО «Сибит» — руководитель отдела по работе с клиентами ЮФО Андреев Руслан Викторович. Цель проведения встречи — ознакомление со сметой на производство строительных работ, заключение договора.

Результаты встречи: участники подписали договор строительного подряда № 47/12 от 11.05.2022 г. на сумму 1 250 000 (один миллион двести пятьдесят тысяч) рублей, по которому ООО «Сибит» берет на себя обязательство строительства и ввода в эксплуатацию линейного объекта — водопровода, а ООО «КрайВодСнаб» обязуется принять работу и оплатить ее стоимость.

В связи с изложенным прошу возместить произведенные расходы.

1. Договор на аренду переговорной комнаты гостиницы «Центр города» от 11.05.2022 г. с 15.00 час. до 19.00 час
2. Чек оплаты еды и напитков от 11.05.2022 г.

13.05.2022 г. Андреев/ Андреев Р.В.

к содержанию ↑

В каких случаях составляется и кем

В любой организации возникает ситуация, когда сотрудники оповещают руководство о возникших проблемах, просят пояснить возникшие обстоятельства или предлагают пути решения рабочих вопросов. Для этого и используют образец, как правильно написать служебную записку. Они бывают:

1. Докладные. Пишется, если работник вносит какое-либо предложение или обращается за помощью для устранения нарушений или разногласий с другим сотрудником.
2. Объяснительные. Чаще всего вследствие происшествия, имеющего негативные последствия, пишется объяснительный текст, в котором указываются причины нарушения.
3. Аналитические или информационные. В них содержится анализ рабочей проблемы или концепции, выводы и предложения, основанные на основе полученной информации.

Причиной создания является инициатива сотрудников или устное или письменное указание руководителя.

к содержанию ↑

Требования к документу

В перечне первичных учетных документов, применяемых государственными учреждениями, определяемых Приложением № 1 Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, нет унифицированной формы, чтобы составлять эту бумагу. Она пишется в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4.

При необходимости в организации с разветвленной структурой возможна разработка этого бланка.

Образец формы служебной записки содержит реквизиты, позволяющие быстро сориентировать пользователей в сути документа, его источнике, актуальности даты и порядковом номере. Этот документ не подлежит обязательной регистрации. Но организация может решить их регистрировать, например, для контроля.

к содержанию ↑

Важные особенности и формулировки

В деловом поведении, особенно у госслужащих, должна соблюдаться этика. Служебная записка «Довожу до вашего сведения» не отвечает требуемым высоким этическим нормам.

Если в учреждении принят электронный документооборот, образец, как писать служебную записку в электронном виде не имеет существенных отличий. При отправке по электронной почте запросите уведомление о том, что письмо прочитано адресатом.

к содержанию ↑

Пошаговое составление

Правило работы со служебной запиской состоит из нескольких шагов:

1. Сотрудник создает служебку.
2. Согласовывает ее с непосредственным руководителем и заинтересованными лицами — со специалистами, которые будут участвовать в исполнении работ.
3. Затем передается на рассмотрение адресату в указанное подразделение или отдел.
4. Адресат знакомится с содержанием и выносит резолюцию, отдает поручения, если они необходимы.
5. Документ отправляется на исполнение, а автор уведомляется о результате.

Если директор не написал отказ, только его положительная резолюция является основанием для принятия каких-либо мер или выполнения работ.

Рассмотрим ситуацию, когда заместитель директора сост авляет служебку на имя руководителя учреждения. Допустим, ему необходимо получить разрешение для доступа сотрудников сторонних фирм на территорию школы до заключения договора на поставку оборудования.

При прочтении директор поставит резолюцию о том, что надо составить список лиц для доступа, или отдаст распоряжение подготовить временные пропуска. Вот пример, как пишется служебная записка: «Прошу разрешить ООО «Спортивный инвентарь» доступ на территорию школы 2 сентября 2024 года в 14-00.

Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».

к содержанию ↑

Пример написания служебной записки для бюджетной организации

Директору ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР»

«02» сентября 2024 г.

В связи с подготовкой к городским соревнованиям по конкуру прошу предоставить доступ в тренировочные секции школьной команде по конкуру в составе:

1. Аллюрова А.А., 10-А класс.
2. Галопов Г.Г., 9-Б класс.
3. Рысьев Р.Р., 10-Б класс.

Преподаватель верховой езды

к содержанию ↑

Образец служебной записки «Довожу до вашего сведения»

Довожу до Вашего сведения, что сегодня, 2 сентября, была сорвана лекция о вреде табака лошадям. Сидоров С.С., отвечающий за техническое оснащение, не настроил вовремя проектор, из-за чего оказалось невозможным продемонстрировать презентацию и слайды, наглядно показывающие губительное воздействие капли никотина на среднестатистическую лошадь.

Прошу применить к Сидорову С.С. взыскание в виде выговора.

к содержанию ↑

Как и сколько хранить

Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа. В 2024 г. актуальным остается перечень видов документов с указанием сроков хранения из Приказа Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 с изменениями от 16.02.2016.

Объяснительные, докладные и другие служебные записки хранятся вместе с другими документами, образующимися в процессе деятельности государственных организаций, — перепиской, актами, заявками о выдаче пропусков, заявлениями об утере удостоверений и др. Срок хранения их в архиве — 5 лет.

к содержанию ↑

Служебная записка – Как правильно написать служебную записку в 2024 году

Данный документ составляется тогда, когда устное общение не решает проблемы и заявку нужно выразить письменно. Целью написания такого бланка является объяснение и согласование аспектов насущных вопросов внутри компании, которые касаются взаимоотношений сотрудников одного подразделения с сотрудниками другого.

Служебная записка – это вспомогательный документ, который не регламентируется ОКУД. Вот почему информация в этих документах не отражается в приказах и распоряжениях.

Что это такое?

Оформление записки не регламентируется ни стандартами, ни ГОСТами. Она составляется произвольно и отражает суть решения того или иного вопроса для улучшения взаимоотношений внутри компании.

к содержанию ↑

Особенности электронного документооборота

Таким образом, электронный документооборот, внедренный в современной компании, обеспечивает реализацию следующих функций:

Коммуникативные. Для исполнения данных опций применяются процедуры контроля входящих и исходящих писем, автоматизируя взаимодействие с различными учреждениями, государственными органами, обращениями граждан, не являющихся сотрудниками компании и служебные записки. Данные опции предназначаются для автоматического упорядочивания документооборота компании и обеспечивают делопроизводство, оперативно решая вопросы управления, формирования и распределения служебной документации – описи, титульного бланка и т.д.

Управленческие. К этому классу опций можно отнести 2 группы управления документацией:

Первая, – оформление и складирование нормативных документов

Вторая, – управление распорядительными документами и дисциплина исполнения.

Сегодня, в период тотальной компьютеризации во всем мире, многие учреждения переходят к обмену информацией с использованием электронной связи. При использовании электронной почты, намного облегчается электронный документооборот, в том числе и отправка служебных записок. Электронный документооборот внутри компании обладает рядом преимуществ и в первую очередь оперативностью реагирования на обращения работников.

Как же оформить служебный бланк в электронном виде? Да, практически, так же, как и на простом листе А4. Документ не обладает принципиальными различиями от классического стиля на листе бумаги. Шаблон электронного документа почти не отличается от представленного выше образца.

Единственным отличием электронного бланка является то, что не требуется указания получателя. В электронной записке в поле «Адрес» нужно указать имя получателя. Если в подразделении зарегистрирован только одна электронная почта, то в поле «Тема» нужно отобразить получателя (Ф.И.О.

должностного сотрудника, которому отправляется документ).

При этом, как правило, с применением электронной почты уже прикреплена подпись, которая автоматически прикрепляется к тексту. Это обеспечивает экономию времени на составление служебного бланка.

к содержанию ↑

Служебная записка о командировании сотрудника: образцы

Организация вправе самостоятельно разработать заранее форму записки и включить ее в комплект документов, которые участвуют в документообороте. Рациональным решением станет разработать бланк записки в качестве приложения к Положению о командировках. Тогда все сотрудники будут ознакомлены со всеми требованиями по ее составлению, что подтверждается их подписями.

Зачем требуется докладная записка?

Практически всегда поездка в командировку сопряжена с расходами, например:

• суточные;
• проживание;
• проезд.

Помимо этого бывают расходы на оплату пошлин, оформление страховок или покупку тех или иных материалов.

Однако существует три основных вида затрат:

1. Затраты на проезд, которые должен подтвердить работник, предъявив проездные документы (посадочные талоны, квитанции об оплате, билеты).
2. Затраты на проживание, подтверждаемые счетами, чеками, договором об аренде жилого помещения или актов из гостиницы.
3. Суточные расходы, которые не подтверждаются документально. Они рассчитываются на основании приказа, в котором указываются даты командирования. В то же время, по приказу не всегда удается определить конкретную сумму суточных.

Простой пример:

Сотрудник должен был отправиться в командировку на семинар на поезде в другой город. Там он планировал проживать в гостинице в течение четырех дней и вернуться на работу. Однако обстоятельства сложились иначе, и ему пришлось отправиться в командировку на личном автомобиле, а вместо гостиницы арендовать квартиру посуточно.

В итоге, командировка продлилась меньше в сравнении с тем количеством дней, который планировались.

Таким образом, указанное в приказе совершенно не совпадает с реальными условиями командирования. Но, не смотря на это, даже если бы в приказе указывалось, что сотрудник будет добираться на личном автомобиле, бухгалтеру могут быть неизвестны все подробности (например, марка автомобиля и вид, используемого топлива).

С одной стороны руководитель мог бы издать второй приказ, в котором были бы утверждены новые сроки нахождения в командировке и способ проезда. Но это значительно усложняет ситуацию, ведь вместо приказа могла использоваться докладная записка. Сотруднику достаточно описать в ней все обстоятельства и прикрепить необходимые документы.

Тогда руководителю останется лишь завизировать расходы.

Это важно знать:

Все это подтверждается прилагаемыми бумагами;
2. Если проездные документы отсутствуют, то срок рассчитывается в соответствии с датами, указанными в документах о найме жилого помещения;
3. Если же в целом отсутствуют какие-либо документы, то в докладной записке указывается фактический срок командирования.

Эти сведения подтверждает принимающая сторона.

Каждая компания самостоятельно разрабатывает Положение о командировках или иные локальные акты. Поэтому в них может быть указано о необходимости включения в докладную записку иных дополнительных сведений. Например, информация об используемом транспортном средстве, объяснения касаемо выбора места проживания на срок командирования, сведения об итогах поездки (вместо ранее используемого отчета).

Именно благодаря докладной записке бухгалтер может точно подсчитать, за какое количество командировочных дней необходимо выплатить суточные. Или определить расходы за использование того или иного вида транспорта.

Докладная записка должна быть составлена на имя непосредственного руководителя (начальника отдела), либо иного лица, направившего в командировку сотрудника и санкционировавшего расходы. Лишь после визирования командировочных расходов ответственным лицом, докладная записка попадает на учет в бухгалтерию.

к содержанию ↑

Что из документов прикладывается к докладной записке?

Касаемо проезда основным документом, в первую очередь, является путевой лист. В этой бумаге содержатся все необходимые сведения:

• данные о транспортном средстве;
• информация о водителе;
• маршрут поездки и километраж;
• сведения о расходе и виде использованного топлива на основании чеков.

Вам также будет интересно:

Могут требоваться и иные документы, но это будет зависеть уже от вида транспорта, на котором передвигался работник.

к содержанию ↑

Служебный автомобиль

Если сотрудник отправился в командировку на служебном автомобиле, то данный транспорт будет находиться либо в собственности у компании-работодателя, либо использоваться юридическим лицом на основании договора аренды. Следовательно, будут иметься карточки учета, договоры и тому подобное. Таким образом, документы на сам автомобиль не нужны, но чеки, подтверждающие расходы на топливо, должны быть обязательно.

к содержанию ↑

Арендованное транспортное средство

Чаще всего, чтобы воспользоваться арендованным авто (в том числе, каршерингом), сотрудник заранее согласовывает это условие с работодателем. В особенности, это следует обсудить, если изначально рассматривался другой способ поездки.

Ввиду различных обстоятельств, планы на командировку могут меняться. Нередко причиной тому могут служить:

• производственная необходимость, когда объект, на который необходимо добраться сотруднику, находится в той местности, куда можно проехать лишь на автомобиле;
• существенные задержки рейсов;
• отсутствие билетов на необходимые даты;
• аварии на маршрутах движения ж/д транспорта.

Если план, касаемо способа передвижения до места командирования, внезапно изменился, то сотрудник должен дать пояснения о том, с чем это связано. Кроме того следует предъявить акт приемки-передачи автомобиля, чеки по договору аренды или оказания услуг.

Вам также будет интересно:

Если же арендодателем автомобиля являлось физическое лицо, то вместо чека предоставляется выписка со счета банковской карты, которая подтверждает факт перевода денежных средств за оплату транспорта. Либо это может быть расписка о получении денег наличными. Если арендодатель имеет статус самозанятого, то предъявляется чек из приложения «Мой налог».

к содержанию ↑

Личный автомобиль

1. Если согласно договору все сопутствующие расходы входят в сумму аренды, то данные затраты не попадают в авансовый ответ, а выплачиваются сотруднику в виде вознаграждения. В докладной записке надо указать реквизиты договора, а также документы о праве собственности на автомобиль и копию водительского удостоверения.
2. Если же ГСМ не включены в суммы арендной платы, то затраты на них компенсируются сотруднику по авансовому отчету отдельно. Для этого прикладываются чеки на оплату топлива, о чем указывается в докладной записке.

По датам, которые указаны в чеках, можно предположить, сколько реально продлилась командировка, и в каких местах бывал сотрудник. Если маршрут передвижения существенно расходится с запланированным, то с сотрудника следует дополнительно запросить объяснения, либо снять эти затраты из авансового отчета.

Когда это требуется:

• если сотрудник снял номер в гостинице классом выше положенного согласно положению о командировках;
• если сотрудник арендовал жилое помещение и не проживал в гостинице;
• если в счет вошли затраты на дополнительные услуги, такие как оплата бара или питания, парковка или услуги интернет-связи и другое.

Тоже самое можно сказать о проезде, в случае, когда сотруднику оплачиваются расходы за приобретение билетов эконом-класса, а вместо этого были куплены билеты в бизнес-класс. В подобной ситуации сотруднику обязательно следует объяснить свой выбор. Если билетов в эконом-класс не было, а поездку никак нельзя было переносить, то стоимости билетов могут быть компенсированы в полном объеме по решению руководителя.

Следующая

ОбразцыИнструкция: как составить доверенность для ИФНС